Die kurze Antwort
Organisieren Sie die administrative Begleitung der Abwesenheit frühzeitig: zuständiger Versicherer, Pflichten des Arbeitgebers, Pensionskasse und Kontakt zur betroffenen Person. Die IV-Früherfassung kann geprüft werden, ohne die Ausschöpfung der Krankentaggelder abzuwarten. Diagnosen gehören nicht in ein für die Personalabteilung zugängliches Dossier.
Die Zuständigkeiten aufteilen
- Der Arbeitgeber erfasst die bescheinigten Daten und Grade der Arbeitsunfähigkeit, verfolgt die Lohnzahlungspflichten und erledigt die notwendigen administrativen Schritte.
- Der Krankentaggeld- oder UVG-Versicherer prüft das Dossier und die Leistungen gemäss Vertrag und anwendbarer Regelung; eine Meldung bedeutet noch keine Anerkennung.
- Die Pensionskasse: Meldepflichten und eine allfällige Prämienbefreiung gemäss ihrem Reglement frühzeitig prüfen.
- Die dazu befugten medizinischen Ansprechpersonen bearbeiten die medizinischen Informationen; die Personalabteilung stellt keine Diagnose.
Die IV-Früherfassung prüfen
Das Merkblatt AHV/IV 4.12 (Stand 01.01.2024) erläutert die Früherfassung bei Arbeitsunfähigkeit oder drohender Arbeitsunfähigkeit. Um dieses Vorgehen zu prüfen, muss die Ausschöpfung der Krankentaggelder nicht abgewartet werden. Die betroffene Person muss vor einer Meldung informiert werden. Diese Meldung ist von einer Anmeldung zum Bezug von IV-Leistungen zu unterscheiden und bedeutet nicht, dass eine Leistung zugesprochen wird.
Die notwendige administrative Übersicht führen
- Chronologie der Abwesenheiten und Arbeitswiederaufnahmen mit bescheinigten Daten und Graden der Arbeitsunfähigkeit.
- Meldungen und Bestätigungen der Versicherer.
- Arbeitsvertrag, allfälliger GAV, geltende Policen und Vorsorgereglement.
- Lohn- und Taggeldabrechnungen mit zu klärenden Abweichungen.
- Verantwortliche, zu prüfende Termine und schriftliche Fragen an die Ansprechpersonen.
Die Vertraulichkeit wahren
Führen Sie nur die für die administrative Bearbeitung notwendigen Informationen zentral zusammen und beschränken Sie den Zugriff auf die zuständigen Personen. Die für die Begleitung erforderlichen Zeugnisse berechtigen die Personalabteilung nicht dazu, eine Diagnose zu erheben. Detaillierte medizinische Informationen werden gemäss den geltenden Modalitäten über die dazu befugten Fach- und Ansprechpersonen ausgetauscht.
Jeden Übergang vorbereiten
Eine auch nur teilweise Arbeitswiederaufnahme, eine erneute Abwesenheit, eine Entwicklung im Dossier oder die Beendigung des Arbeitsverhältnisses erfordern eine Abstimmung. Prüfen Sie die Folgen in den Policen und Reglementen, bevor Sie eine Leistung oder ein Enddatum ankündigen.
Pflegen Sie einen respektvollen Kontakt mit der betroffenen Person zur Arbeitsorganisation und zu den erforderlichen Schritten, ohne in medizinischen Fragen Druck auszuüben. Halten Sie offene Punkte schriftlich fest und verlangen Sie eine schriftliche Antwort, wenn mehrere Beteiligte eine Frage gegenseitig weiterverweisen.