La risposta breve
Organizzate tempestivamente il monitoraggio amministrativo dell'assenza: assicuratore competente, obblighi del datore di lavoro, cassa pensioni e contatto con la persona. Il rilevamento tempestivo AI può essere esaminato senza attendere l'esaurimento delle indennità giornaliere in caso di malattia. Le diagnosi non devono figurare in un dossier accessibile alle risorse umane.
Ripartire le responsabilità
- Il datore di lavoro monitora le date e le percentuali di incapacità attestate, gli obblighi salariali e le procedure amministrative necessarie.
- L'assicuratore d'indennità giornaliera in caso di malattia o LAINF esamina il dossier e le prestazioni secondo il contratto e il regime applicabile; una notifica non equivale a un'accettazione.
- La cassa pensioni: verificare tempestivamente gli obblighi di notifica e un eventuale esonero dal pagamento dei premi secondo il suo regolamento.
- Gli interlocutori medici autorizzati trattano le informazioni mediche; le risorse umane non determinano la diagnosi.
Esaminare il rilevamento tempestivo AI
Il promemoria AVS/AI 4.12 (stato al 01.01.2024) presenta il rilevamento tempestivo in caso di incapacità o di rischio di incapacità. Non è necessario attendere l'esaurimento delle indennità giornaliere in caso di malattia per esaminare questa procedura. La persona interessata deve essere informata prima di una comunicazione. Questa comunicazione è distinta da una richiesta di prestazioni AI e non significa che verrà concessa una prestazione.
Tenere il necessario monitoraggio amministrativo
- Cronologia delle assenze e delle riprese, con date e percentuali attestate.
- Notifiche e conferme degli assicuratori.
- Contratto di lavoro, eventuale CCL, polizze e regolamento di previdenza applicabili.
- Conteggi salariali e delle indennità, con differenze da chiarire.
- Responsabili, scadenze da verificare e domande scritte agli interlocutori.
Preservare la riservatezza
Centralizzate soltanto le informazioni necessarie alla gestione amministrativa, limitando gli accessi alle persone interessate. I certificati utili al monitoraggio non autorizzano le risorse umane a raccogliere una diagnosi. Le informazioni mediche dettagliate passano attraverso i professionisti e gli interlocutori autorizzati, secondo le modalità applicabili.
Preparare ogni transizione
Una ripresa, anche parziale, una nuova assenza, un'evoluzione del dossier o la fine del rapporto di lavoro richiedono una verifica di coordinamento. Verificate le conseguenze nelle polizze e nei regolamenti prima di annunciare una prestazione o una data di cessazione.
Mantenete un contatto rispettoso con la persona sull'organizzazione del lavoro e sulle procedure, senza esercitare pressioni sul piano medico. Formalizzate i punti in sospeso e chiedete una risposta scritta quando più attori si rinviano reciprocamente una questione.