Die kurze Antwort
Unterscheiden Sie bei jeder Police zwischen dem Vertragsablauf, der einzuhaltenden Kündigungsfrist und den geltenden Vorgaben für Übermittlung und Zugang. Planen Sie die Prüfung vor dem Stichtag ein und dokumentieren Sie anschliessend die Entscheidung und die erforderlichen Nachweise.
Warum ein Kalender statt einer Liste von Daten?
Stellen Sie sich ein KMU vor, das erst beim Eintreffen der Verlängerungsrechnung seine Police wieder liest: Je nach Vertrag kann die Möglichkeit, auf diesen Termin zu kündigen, bereits verstrichen sein. Dieses hypothetische Szenario zeigt den Nutzen einer frühzeitigen Vorbereitung, ohne die Situation aller Unternehmen vorwegzunehmen.
Der Vertragsablauf bezeichnet das Ende der Vertragsperiode. Die Kündigungsfrist bestimmt, wie lange vor diesem Datum gehandelt werden muss. Form und Zugang der Erklärung bilden einen dritten Prüfpunkt: Diese Daten sind nicht austauschbar.
Ihren Kalender aufbauen
- Stellen Sie die Policen, Nachträge und Bedingungen zusammen, die für die jeweilige Periode gelten.
- Halten Sie Laufzeit, Ablauf, Verlängerung und Kündigungsfrist jedes Vertrags fest.
- Prüfen Sie die anwendbare Regelung, die zulässige Form, den Empfänger und die Anforderungen an den erforderlichen Zugang und dessen Nachweis.
- Planen Sie genügend Vorlauf ein, um Offerten einzuholen und den lückenlosen Versicherungsschutz zu bestätigen.
- Bestimmen Sie, wer die Prüfung vorbereitet und wer entscheidet.
Die Entscheidung vorbereiten
- Beschreiben Sie Veränderungen beim Personalbestand, bei der Tätigkeit, bei Fahrzeugen oder Räumlichkeiten.
- Stellen Sie den Schadenverlauf und die noch offenen Fragen zusammen.
- Vergleichen Sie Deckungen, Ausschlüsse und Selbstbehalte, nicht nur die Prämie.
- Leiten Sie aus einer Änderung der Tätigkeit oder der Prämie, einem Schadenfall oder einem Verkauf kein automatisches Kündigungsrecht ab: Prüfen Sie Gesetz, Vertrag und Umstände.
Entscheiden und dokumentieren
Archivieren Sie auch die Entscheidung für eine Verlängerung samt Begründung. Wenn Sie kündigen, prüfen Sie die geltenden Formvorschriften und Modalitäten, bewahren Sie die erforderlichen Zugangsnachweise auf und verlangen Sie eine Bestätigung. Ohne diese Prüfung darf der Poststempel nicht als ausreichend betrachtet werden.
Das VVG ist eine Referenz für Privatversicherungen, bildet aber keinen einheitlichen Terminkalender für alle Unternehmen. Die Sozialversicherungen UVG/BVG und bestimmte berufliche Konstellationen erfordern eine gesonderte Prüfung.
Ein Bedingungsbeispiel, kein allgemeingültiges Muster
Die AXA-AVB für die Krankentaggeldversicherung, Ausgabe 01.2024, behandeln in den Abschnitten A3/A4/A7 unter anderem Laufzeit, Vertragsende und Anpassungen. Sie veranschaulichen Klauseln, nach denen Sie in Ihrer eigenen Police suchen sollten, ohne diesen Versicherer zu empfehlen oder die Bestimmungen auf andere Versicherungszweige zu übertragen.